Alltours in Duisburg

Alltours ist der weltweit erste Anwender, der seine gesamte Katalogproduktion vollautomatisch über das Internet plant und produziert.

Das Unternehmen
Als konzernunabhängiger Reiseveranstalter ist Alltours seit seiner Gründung im Jahr 1974 auf einem soliden und ergebnis- orientierten Wachstumskurs. Mit einem Umsatz von rund 933 Millionen Euro und 1.290.000 Gästen pro Jahr (Geschäftsjahr 2001/2002) im Flugreisegeschäft ist Alltours heute der viertgrößte deutsche Reiseveranstalter. Das Erfolgsrezept ist einfach: Hohe Qualität zum günstigen Preis. Von der 2,5-Sterne-Finca bis zum Fünf-Sterne- Luxus-Hotel ist alles im Programm. Der Name Alltours ist beim Verbraucher zum Inbegriff für ein optimales Verhältnis von Preis und Leistung geworden. Nicht zuletzt dank eines aufmerksamkeitsstarken Marketings, das die Unternehmens- philosophie »alles - aber günstig« bundesweit bekannt gemacht hat.

Die Ausgangslage
Auch wenn der Anteil der Buchungen über das Internet zunimmt, so werden Reisen heute größtenteils immer noch über Kataloge verkauft, auf die kein Reiseunternehmen verzichten kann. Die Herstellung von Reisekatalogen oder Preisinfoteilen ist mit langen Erstellungszeiten und hohen Kosten verbunden. Touristische Kataloge unterliegen einer starken Aktualität und müssen daher sehr zeitnah produziert werden. Daher kommt es besonders in der Touristik darauf an, Kataloge so schnell und effizient wie möglich zu erstellen. Je zeitnaher ein Katalog erstellt werden kann, umso höher ist der Wettbewerbsvorteil.

Die Lösung mit VivaIP & VivaGate
Die Alltours Grafikabteilung arbeitet seit Jahrzehnten erfolgreich mit dem Krefelder Dienstleister O/R/T bei der Produktion der Kataloge zusammen. VIVA entwickelte gemeinsam mit dem Dienstleister ein Konzept, das es den Alltours-Mitarbeitern ermöglicht, druckfähige Dokumente zu erstellen. Das geschieht unmittelbar und ohne jegliche Vorkenntnisse von Grafikprogrammen oder drucktechnischen Anforderungen an farbige Dokumente. Die Grafiker sorgen dafür, dass dem Einkäufer entsprechende Vorlagen oder Inhalte zur Verfügung stehen.

Alltours Informationssystem VivaGate
Alltours verfügte beim Projektstart weder über Werkzeuge für eine automatische Produktion noch über entsprechende Datenbanken. Alle Kataloge wurden ausschließlich in Layoutprogrammen gestaltet, die auch Ausgangspunkt sämtlicher Korrekturen waren. Daher kam es insbesondere in der Hochphase der Katalogproduktion zu enormen Engpässen bei der Produktion. Mit Hilfe von VIVAWerkzeugen erstellte der Dienstleister aus den Quark-Dokumenten strukturierte Daten, die anschließend in VivaGate importiert wurden.

Auf der Basis eines Internetbrowsers bildet VivaGate das Enterprise-Content-Management- und Planungssystem, in dem alle buchungs- und katalogrelevanten Unternehmensdaten gesammelt werden.

Da jeder PC bei Alltours über einen Internetbrowser verfügt und VivaGate keine speziellen PlugIns oder Erweiterungen benötigt, war VivaGate ohne jegliche Installation auf allen Arbeitsplätzen sofort einsetzbar. VivaGate bildet mit seinen saisonspezifischen Produkten, Texten, Bildern und Preisen die Plattform für den Einkäufer zur Eingabe und Verwaltung aller Daten. Der Benutzer kann neue Produkte anlegen, vorhandene Produkte verändern, saisonspezifische Texte editieren, Bilder auswählen und zuweisen sowie Preise und Ausstattungen definieren. Damit stehen ihm alle Möglichkeiten zur Definition eines Touristikproduktes zur Verfügung, ganz gleich, ob es sich um ein Hotel, eine Rundreise, einen Mietwagen, eine Orts- oder Zielgebietsbeschreibung handelt.

Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte
Bilder spielen bei der Gestaltung von Reisekatalogen eine große Rolle. Der Benutzer kann innerhalb von VivaGate bestimmen, welche Bilder in welcher Reihenfolge und mit welchem Ausschnitt bzw. welcher Ausrichtung erscheinen. Da das System dafür sorgt, dass bei der Darstellung der Bilder niemals ein Weißraum entsteht, hat der Einkäufer die volle Kontrolle über die Darstellung des Produkts, als würde er sich in einem Layoutprogramm bewegen. Zu jedem Zeitpunkt kann sich der Einkäufer durch Auswahl eines Templates einen Eindruck davon verschaffen, wie das Produkt im späteren Katalog aussieht. Dabei sieht er im Internet auf Knopfdruck in einem PDF exakt die Darstellung des Produkts auf einer Katalogseite. Der Benutzer kann sich daher bereits im Vorfeld ein Bild davon machen, wie z.B. ein Hotel als 1/1-, 1/2- oder 1/4 Seite im späteren Katalog aussehen wird. Auf der Basis vordefinierter Templates entscheidet VivaIP automatisch, wie das touristische Produkt dargestellt werden soll. So wird das gleiche Hotel beispielsweise ganz anders dargestellt, weil die Ausstattung »All inclusive« hinzugefügt wurde.

Kontrolle über die Texte
Auch bei der Darstellung der Texte muss sich der Einkäufer um nichts kümmern. Die Formen in den Templates sind so angelegt, dass sich die Bildgröße automatisch an die Textmenge anpasst, sodass sich stets ein harmonisches Bild ergibt . Ermöglicht die grafische Gestaltung der Formen keine derartige Relation, so wird der Text automatisch verkleinert, wenn die Textmenge eine gewisse Grenze überschreitet. Da der Einkäufer das Ergebnis seiner Arbeiten sofort überprüfen kann, besitzt er die volle Entscheidungsmöglichkeit über die Textdarstellungen. Obwohl der Einkäufer typographisch nicht eingreifen soll, ist er in der Lage, Stilattribute und sogar vordefinierte Stilvorlagen auf den Text anzuwenden und in Ausnahmefällen die Silbentrennung zu beeinflussen. Elemente wie Preisvorteile, Ermäßigungen und Preise werden optimal angeordnet und ausgerichtet.

Komplexes Design
Das Alltours-Marketing richtet sich an Kunden, die maximale Qualität zu geringen Preisen suchen. Auch das Katalogdesign spricht bewusst diese Zielgruppe an und stellt die Produkte in einem scheinbar schlichten Design dar. Doch das täuscht, denn bei der Erstellung der Formen für die einzelnen Produkte musste der Dienstleister eine Reihe von Regeln beachten, die vom Kunden definiert wurden. Neben der dynamischen Anpassung von Bildern an die Textmenge und die Verkleinerung von Texten ab einer gewissen Grenze sorgen sehr komplexe Tabellen und Regelwerke dafür, dass Sonderleistungen vollautomatisch platziert und optimal ausgerichtet werden. Dies gilt sowohl für Logos von Zusatzleistungen als auch für Sondertexte im Bereich Sport- und Wellness-Angebote, Verpflegungsleistungen oder Kinderbetreuung. Daher kann eine einzelne VivaIP-Form je nach Texten, Bildern, Preisen und Verpflegungsleistungen hunderte verschiedene Darstellungen beinhalten.

Umfangreiche Regeln
Mit Hilfe der in VivaIP integrierten IDS-Technologie kann das Design eines Produkts bestimmt werden. Die unterschiedlichen Darstellungen innerhalb einer Form werden bei Alltours durch Regeln gesteuert, die jedem einzelnen Objekt zugewiesen werden können. So erscheint beispielsweise die Trennlinie zwischen zwei Produkten bei Alltours-Katalogen nur dann, wenn es sich nicht um das erste Produkt auf der Seite handelt und das erste Produkt auf der Seite keine Ortsbeschreibung darstellt oder ein Ortswechsel stattfindet. Auch die Darstellung der Trennlinie wird über ein Regelwerk gesteuert, bei dem für jedes Zielgebiet unterschiedliche Farben hinterlegt wurden . Bei der Erstellung der Katalogseiten entscheidet VivaIP dann anhand dieser Definitionen, ob und in welcher Farbe die Trennlinie dargestellt wird.

Die Katalogplanung
Der Mitarbeiter bei Alltours kann nicht nur die touristischen Produkte definieren, er kann von seinem Schreibtisch aus mit Hilfe des Planungssystems in VivaGate auch umfangreiche Kataloge und Broschüren planen und erstellen. Das Planungssystem bietet die Möglichkeit, die Dokumente als Seitenscribble oder als vollständiges Dokument auf Knopfdruck darzustellen. Zu jeder Zeit kann der Mitarbeiter die Reihenfolge der Produkte ändern, Seitennummern vergeben und Unterplanungen anlegen. Alltours produziert in Spitzenzeiten mit der Viva-Technologie pro Tag bis zu 5.000 Katalogseiten als PDF!

Fazit
Das Enterprise-Content-Management- und neue Planungssystem VivaGate ist eine hervorragende Plattform zur Verwaltung und Planung touristischer Produkte. Die Daten werden für die Seitenproduktion an VivaIP übergeben. Mit Hilfe der integrierten Schnittstellen können alle Daten auch an andere Informationsplattformen (z.B. Buchungssysteme) oder Dienstleister (z.B. Giata) übergeben werden.

VivaIP arbeitet neben »VivaGate« als universelles Werkzeug mit jeder Datenbank bzw. mit jedem Content-Management-System und ermöglicht eine extrem schnelle Produktion druckfähiger Dokumente bei schlanker Organisation, erhöhter Marktaktualität, geringeren Personalkosten, schneller Amortisation, flexibler Anpassung in bestehende Strukturen und umgehender Einsatzfähigkeit.

Der Einsatz von VivaIP in Verbindung mit dem ECM-System VivaGate bildet für Alltours einen wichtigen Wettbewerbsvorteil. Das Unternehmen kann quasi alle saisonalen Kataloge mit über 1.000 Seiten an einem Tag produzieren. Mit der VIVA-Technologie kann Alltours sofort auf Preisentwicklungen der Mitbewerber reagieren und somit seine Marktstellung behaupten und weiter ausbauen.